1 – La obligación legal
Implementación de sistemas seguros de cobranza y facturación a partir del 1 de enero de 2018 (cf. Ley de Finanzas 2016 publicada en BOI del 3 de agosto de 2016).
2 – Perímetro
Todo el software que registra datos relacionados con los pagos de los clientes, ya sea software de contabilidad y/o gestión, sistemas de efectivo o sitios comerciales.
3 – Datos afectados
Datos que contribuyen directa o indirectamente a la finalización de una transacción (incluso cuando la transacción solo se simula mediante un modo "escuela" o "prueba"). También se trata de todos los datos que permitan asegurar la trazabilidad de los datos que contribuyen a la realización de la transacción y garantizar la integridad de esta última.
4 – Implicaciones para el software
El software deberá reunir condiciones de inalterabilidad, trazabilidad, seguridad, almacenamiento y archivo de datos para el control de la administración tributaria.
Inalterabilidad:
- Conservación de los datos originales registrados y hacerlos inmodificables a posteriori.
- Cualquier modificación necesaria se realiza por compensación (inversión del movimiento y luego entrada del movimiento deseado).
- La integridad de los datos registrados debe garantizarse en el tiempo mediante cualquier proceso técnico fiable.
Trazabilidad y seguridad de la información:
- Esta seguridad puede garantizarse mediante cualquier proceso técnico fiable, es decir, susceptible de garantizar y permitir la verificación de la restitución de los datos de pago en el estado de su registro original. En particular, puede ser una técnica para encadenar registros.
- Las funcionalidades de “escuela” o “prueba” destinadas al registro de operaciones destinadas a la formación del personal deben ser aseguradas y claramente identificadas o suprimidas.
Almacenamiento y archivo de datos:
- Dado que los datos de pago son datos utilizados para la elaboración de las cuentas de la empresa, deben conservarse durante un plazo de seis años.
- El software de contabilidad o de gestión o el sistema de caja registradora deberá permitir archivar los datos registrados con una periodicidad elegida, como máximo anual o por ejercicio. El propósito del procedimiento de archivo es congelar los datos y dar una fecha determinada a los documentos archivados. Debe proporcionar un dispositivo técnico que garantice la integridad en el tiempo de los archivos producidos y su conformidad con los datos iniciales de pago a partir de los cuales se crean. Los archivos se pueden mantener en el propio sistema o fuera del sistema cuando hay un procedimiento de purga.
- Los archivos deben poder ser leídos fácilmente por la administración en caso de una auditoría, incluso cuando la empresa haya cambiado de software o sistema.
- Esta seguridad puede garantizarse mediante cualquier proceso técnico fiable, es decir, susceptible de garantizar y permitir la verificación de la restitución de los datos de pago en el estado de su registro original.
5 – Justificación en caso de control
La conformidad puede justificarse:
- ya sea por un certificado emitido por una organización acreditada en las condiciones previstas en el artículo L.433-4 del Código de Consumo,
- O por certificado individual del editor del software de contabilidad o de gestión o del sistema de caja de que se trate, de acuerdo con un modelo fijado por la administración.
Solo uno de estos dos documentos es suficiente para justificar el cumplimiento de las condiciones antes mencionadas.
Cuando una empresa tiene varios sistemas de gestión, debe presentar un certificado o atestación para cada uno de estos productos.
El certificado debe ser individual, no es posible destacar una prueba publicada para otra entidad, aunque utilicen las mismas versiones del software.
Cualquier otro documento (albarán, factura, condiciones generales de venta, folleto comercial, etc.) en el que figure la información de conformidad, no es válido.
El certificado debe mencionar explícitamente que el software cumple con las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos proporcionados. Debe indicar con precisión el nombre y las referencias de este software (incluida la versión del software en cuestión y el número de licencia cuando exista).
Se aceptará que el certificado siga siendo válido para posteriores versiones menores del software o sistema.
El certificado podrá ser emitido en soporte físico (por ejemplo, mediante la entrega de un documento en el momento de la compra del software o sistema a cumplimentar por el sujeto pasivo con su identidad completa y la fecha de su compra) o de forma desmaterializada (por ejemplo , mediante la descarga de un certificado en línea que debe completar el sujeto pasivo para mencionar, en particular, su identidad completa).
6 – Riesgos para usuarios y editores
El cliente tiene un plazo
